6 claves para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

Optimizar el tiempo1) Mantén tu entorno ordenado

Puede parecer básico, pero no por ello deja de ser imprescindible.

Un entorno ordenado (tanto física como digitalmente) en el que todos los documentos, recursos y otros elementos necesarios para la actividad diaria estén ordenados, facilitan su uso y evitan duplicidades.

Para que este orden sea tal, el criterio debe ser lógico, de manera que todo el trabajo realizado por cualquier miembro de la organización sea de fácil acceso en el momento en que deba utilizarse.

Y no sólo para la persona que lo realizó, sino también para otros compañeros que deban utilizarlo.

2) Define objetivos, tareas y prioridades

Aquí me refiero, nuevamente, a objetivos imprescindibles y básicos.

Evidentemente, cualquier empresa debería tener muy claros sus objetivos, así como las tareas y procesos para conseguirlos y las prioridades en su ejecución.

Quizá este último punto es el más complicado, ya que en el día a día es muy difícil mantener el foco en lo que es prioritario.

Seguro que a menudo te encuentras ante el eterno dilema entre “qué es importante y qué es urgente”. Y aún más: “¿cómo gestiono lo que es importante y lo que es urgente?”.

Es complicado eliminar esta disyuntiva, pues siempre surgirán imprevistos, pero ayuda (y mucho) el tener completamente claros tus objetivos prioritarios, tanto globales, como semanales o cotidianos.

Aquí una valiosa recomendación: tenerlos por escrito ayuda a mantener el foco y no dejarnos llevar por las urgencias.

Un “truco” para que este procedimiento sea viable es contar siempre en tu planificación con un tiempo diario para urgencias. El tenerlas previstas hace que no quites tiempo de otras tareas prioritarias para solucionarlas, y reducirá tu estrés y sensación de no llegar a todo.

3) Planifica

He aquí uno de los consejos más importantes para la gestión del tiempo.

Una correcta y detallada planificación de las tareas de todos los miembros de una empresa puede significar el éxito total de la misma.

Una vez los objetivos y prioridades de la empresa están definidos, debes planificar los procedimientos y las tareas para alcanzarlos, así como decidir quién será el responsable de cada una de ellas y la fecha en la que deben estar realizadas (entre otros detalles).

Esta planificación debe ser global, pero también concreta (trimestral, mensual e incluso diaria), y debe quedar reflejada, como mínimo, en una agenda.

Es aquí, en uno de los puntos donde, las herramientas de gestión del tiempo de las que hablaba antes y los CRM, cobran vital importancia.

Una herramienta digital nos permite planificar, y también revisar, controlar y analizar, todas las tareas y calendarios de todos los miembros de una organización.
Con ello, podrás corregir rápidamente posibles desviaciones (por ejemplo, cálculos de tiempo erróneos para realizar una tarea).

Para una correcta planificación debes ser realista con las fechas de entrega, ya que muchas veces “querer no es poder” y es mejor no comprometerse a nada que sepas que no puedes cumplir.

Lo ideal es, incluso, es contar con un dead-line interno, anterior al dead-line final, para tener posibilidad de reacción en caso de errores o imprevistos.**** LEE AQUI SOBRE [[ Los detalles que te ayudan a Planificar]] ****

4) Delega

Puede que seas quién mejor conoce la empresa y el negocio, pero eso no quiere decir que seas experto en todo.

Hay muchas tareas a las que no llegas o que no conoces tan bien, o simplemente que otro conoce mejor.

Aprovecha el talento de tus compañeros, si los tienes, para las competencias en las que te pueden ayudar: lo harán mejor, en menos tiempo y tú podrás dedicarte a aquello en lo que eres realmente bueno.

5) Mide y analiza

Como he dicho anteriormente, los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse a ellos, y en el futuro de aprender.

A medida que te acostumbres a trabajar con una agenda, con planificación y estructurando tu tiempo, aprovecharás mejor tus horas.

Para ello es imprescindible medir y analizar.

Con una herramienta de gestión on-line, resulta muy sencillo analizar todo tipo de variables y desviaciones, así como recoger toda la información para optimizar la planificación de la empresa.

6) Automatiza

Y el último consejo que sin duda te hará ahorrar mucho tiempo es que inviertas en tecnología y automatices lo máximo posible.

Automatizar te permitirá reducir tiempo y ganar en productividad en las siguientes áreas:

► Marketing **
► Ventas
► Back office
► Servicio al cliente: soporte y post-venta

En definitiva, aplicar medidas para aprender e interiorizar en nuestras rutinas de trabajo cómo gestionar el tiempo de forma más eficaz va a resultar beneficioso tanto a modo individual como colectivo.

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Marcos Murano y Vincenzo Marfella

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